De werkkostenregeling 2011: bent u er klaar voor?
September 2010 Hoewel het op dit moment nog steeds “slechts” een voorstel is, verwacht men dat op 1 januari 2011 de werkkostenregeling zal worden ingevoerd. Deze regeling zal gevolgen hebben voor het arbeidsvoorwaardenbeleid van elke werkgever in Nederland. Denk daarbij onder meer aan de vergoedingen en verstrekkingen met betrekking tot reiskosten, de mobiele telefoon of andere veel voorkomende vergoedingen die werkgevers aan hun werknemers verstrekken.In de huidige situatie bestaat nog voor bijna elke verstrekking een andere regel.
Door al die verstrekkingen in één regeling te plaatsen vereenvoudigt volgens de minister de systematiek van vrije vergoedingen en verstrekkingen in de loonsfeer. De minister hoopt voorts de kennelijk bij veel werkgevers bestaande onvrede over het huidige systeem weg te nemen.
Inhoud werkkostenregeling
Wat houdt de nieuwe werkkostenregeling nu in? Het komt er samengevat op neer dat een werkgever maximaal 1,4 procent van het totale fiscale loon (de zogenoemde "vrije ruimte") besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor zijn werknemers. Overstijgt de werkgever dit budget, dan is hij over het meerdere in beginsel via de loonheffing 80 procent (!) eindheffing verschuldigd. Uitzondering zijn de zogenoemde gerichte vrijstellingen.
Gerichte vrijstellingen zijn bijvoorbeeld vergoedingen voor reiskosten, cursussen, zakelijke verblijfs- en verhuiskosten. Deze regeling wijzigt niet ten opzichte van de huidige systematiek, althans op declaratiebasis. Indien de werkgever voor deze posten een vaste vergoeding aan de werknemer wil verstrekken, dan zal hij onder die werknemers vooraf een steekproefsgewijze controle moeten houden. Een meer uitgebreide weergave van de werkkostenregeling kunt u lezen via deze link: http://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/werkkostenregeling_lh9701z1fd.pdf
Voordelen
De werkkostenregeling heeft volgens de minister een aantal voordelen:
- de werkgever kan een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden en verstrekken;
- werkgevers hoeven de meeste vergoedingen en verstrekkingen niet meer op werknemersniveau in de loonadministratie te registreren;
- werkgevers hoeven geen rekening meer te houden met de voorwaarden en beperkingen van de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Ze krijgen meer vrijheid;
- werkgevers waarderen loon in natura tegen de factuurwaarde, zodat zij de factuur alleen in de financiële administratie hoeven te boeken en niet tevens in de loonadministratie.
Wanneer gebruiken?
Werkgevers zijn pas na 2013 verplicht om van de werkkostenregeling gebruik te maken. Tot en met 2013 mogen zij ook de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen blijven gebruiken. Werkgevers doen er echter verstandig aan om nu al hiermee bezig te zijn en na te denken over wijzigingen in het arbeidsvoorwaardenbeleid en de herinrichting van hun administratieve organisatie.
Aanpassen arbeidsvoorwaarden en arbeidsovereenkomst
Toepassen van de werkkostenregeling zal in veel gevallen tot gevolg hebben dat de arbeidsvoorwaarden van de werknemer(s) en in veel gevallen dus hun arbeidsovereenkomst moeten worden aangepast. Wijziging van de afspraken die werkgever en werknemer in de arbeidsovereenkomst hebben vastgelegd zal dus in veel gevallen noodzakelijk zijn, maar zal wellicht in minstens evenzo vele gevallen niet zonder slag of stoot gaan.
Wilt u als werkgever meer weten over wat de gevolgen van de nieuwe werkkostenregeling voor uw bedrijf zijn, meer in het bijzonder met betrekking tot de arbeidsverhouding met uw werknemers, en hoe u één en ander zo soepel mogelijk voor uw personeel wilt implementeren, neemt u dan contact op met de heer mr. R.L.J.J. Vereijken van de sectie Arbeidsrecht.
Bron: Belastingdienst